Til hagræðis eru samráðsaðilar flokkaðir í þrjá hópa. Samráðinu er sérstaklega ætlað að gefa þessum aðilum rödd í skipulagsferlinu samhliða því að leita eftir góðum hugmyndum sem stuðlað geta að betra og vistvænna hverfisskipulagi.
Eins og gefur að skilja er þetta fjölbreyttur hópur hvað varðar aldur, áhugasvið og þarfir. Við skipulag samráðsins komu fram ábendingar um að hefðbundir íbúafundir með kynningum, framsögum og fyrirspurnum næðu ekki að virkja íbúa nægilega vel, sérstaklega börn, ungmenni, barnafjölskyldur og eldri borgara. Allt eru þetta mikilvægir aðilar í hverju hverfi. Hefðbundnir íbúafundir henta betur miðaldra fólki með sterkar skoðanir sem á auðvelt með að tjá sig með framsögu á opinberum fundum. Þar af leiðandi voru innleiddar nýjar aðferðir í samráði sem miða að því að ná til sem flestra og gefa þeim, sem áður höfðu staðið höllum fæti, rödd í skipulagsferlinu.
Hverfisskipulagsgerð reglulega kynnt fyrir ráðinu á fundum þess og leitað eftir áliti ráðsmanna áður en hugmyndir eru kynntar íbúum.
Til að ná til sem flestra skipuleggja verkefnisstjórar hvers skipulags viðveru innan hverfisins í samráði við Þjónustumiðstöð borgarhlutans. Viðveran er sérstaklega auglýst í fjölmiðlum. Tilgangurinn er að koma á framfæri upplýsingum um skipulagsvinnuna ásamt því að leita eftir ábendingum og hugmyndum um úrbætur í beinum samtölum við íbúa.
Þegar ráðgjafateymi eru komin með drög að stefnumótun og framtíðarsýn fyrir hverfið leggur Gallup hugmyndirnar undir rýnihópa íbúa. Niðurstöður rýnihópa gera fulltrúum borgarinnar og ráðgjöfum kleift að setja sig í spor íbúa hverfisins og kynnast viðhorfum þeirra, m.a. til þéttingarsvæða, hverfiskjarna, samgöngumála og vistvænna lausna.
Þegar ráðgjafar hafa þróað áfram hugmyndir að skipulagi með tilliti til þess sem fram hefur komið í hverfisráði, viðveru í hverfinu og rýnihópum, er boðað til Skapandi Samráðs.
Breska aðferðafræðin Planning for Real var nýtt til að þróa sérstakt samráðsferli. Hugmyndafræðin að baki Planning for Real felur í sér að að draga fram þá sérfræðiþekkingu sem íbúarnir sjálfir búa yfir, varðandi sitt eigið nærumhverfi. Til að undirbúa verkefnið kom einn af frumkvöðlum aðferðarfræðinnar, Margaret Wilkinson til landsins haustið 2015 og hélt námskeið fyrir lykilstarfsmenn hverfisskipulagsins, en Wilkinson hefur þróað og unnið með Planning for Real aðferðina í hart nær fjörtíu ár og haldið námskeið víða um heim.
Starfsmenn Hverfisskipulagsins fara í grunnskóla hverfanna þar sem þeir halda vikulanga vinnustofu fyrir nemendur í samstarfi við kennara skólans. Í upphafi er haldið stutt fræðsluerindi þar sem nemendum eru kynnt ýmis hugtök er varða arkitektúr, skipulagsmál og umhverfismál. Nemendur eru hvattir til að virða fyrir sér hverfið sitt og velta fyrir sér sinni dagsdaglegu upplifun á nærumhverfinu með það að leiðarljósi að skapa uppbyggilega umræðu um framtíð hverfisins.
Hverfisskipulagið útbýr módelgrunn með áprentuðum götum og húsalínum. Módelinu er skipt niður í ferkantaða reiti, 50x70cm hver.
Nemendur byrja á því að mála hvern fleka. Lóðir og opin svæði eru máluð græn en haf, vötn, ár og lækir með bláu. Gangstéttar og stígar eru svartirir og götur gráar.
Starfsmenn Hverfisskipulagsins útbúa útprentanir af byggingum hverfisins. Í flestum tilvikum eru teiknaðar upp einfaldar eftirlíkingar af einkennandi byggingum en einnig eru útbúnar einfaldaðar gerðir af íbúðarhúsum. Nemendur klippa út byggingarnar, brjóta þær saman og líma á módelið. Litirnir á húsunum fylgja flokkun Aðalskipulags Reykjavíkur 2010-30, íbúðabyggð er fjólublá, samfélagsþjónusta er rauð, verslun er gul og iðnaður er grár.
Líkaninu er næst raðað saman og nemendur fengnir til það átta sig í hverfinu sínu með því að rýna í landslagið og merkja inn götuheitin. Nemendur upplifa hverfið sitt með því að rifja upp umhverfið og reyna eftir bestu getu að staðsetja húsin eftir því. Samhliða eru nemendur hvattir til uppbyggilegra samtala um það sem upprifjunin kallar fram.
Á síðasta degi halda nemendur sinn eigin fund þar sem þeir nýta miðakerfi til að koma áleiðis hugmyndum og athugasemdum sem fram hafa komið í samtölum sem skapast hafa þeirra á milli.
Á íbúafundum er módeli hverfisins stillt upp ásamt útprentuðum miðum með hugmyndum og/eða athugasemdum í sjö efnisflokkum. Fundargestir velja miða og leggja þá á módelið til að koma sinni skoðun eða hugmynd á framfæri á þeim stað. Einnig er hægt að skrifa nánari útskýringu á miðann eða skrifa á tóman miða ef enginn miði finnst sem samræmist því sem viðkomandi vill koma á framfæri. Með þessu móti safnast íbúar saman fyrir framan sitt eigið nærumhverfi og hafa tækifæri til uppbyggilegs samtals, með hugmyndir ráðgjafa að framtíðarlausnum til hliðsjónar.
Þegar fundi er lokið hefjast starfsmenn handa við að skrásetja alla miða í gagnagrunn sem lagðir hafa verið á módelið. Til þess er notað sérstakt forrit þar hverf miði er skráður með GPS hniti, þannig er staðsetning hvers miða skráð með rúmlega fimm til tíu metra nákvæmni. Ef texti er handskrifaður á miðann er hann sleginn inn af ítrustu nákvæmni, staf fyrir staf.
Miðasjáin er tæki sem birtir alla miða sem lagðir hafa verið niður á samráðsfundum hverfisskipulagsins. Með henni er hægt að fletta upp athugasemdum eftir ákveðnum gerðum, flokkum eða stöðum. Við skipulagsgerðina rýna ráðgjafar og starfsmenn hverfisskipulagsins í miðasjánna og vinna með þær hugmyndir og skoðanir sem þar koma fram. Miðasjáin er einnig opin almenningi.
